Chercher dans vos notes pour retrouver un souvenir signal. Vous demander dans quel ordre les protocoles ont été menés. Compter combien de fois vous avez déjà fait ce protocole. Réécrire toute la liste des souvenirs signaux parce que vous ne pouvez pas la modifier facilement. Cinq minutes par-ci, parfois dix par-là.
Ces micro-frictions semblent anodines. Pourtant, leur impact dépasse largement le temps qu’elles prennent. Elles déclenchent un effet domino qui affecte votre énergie, votre présence clinique et la qualité de votre pratique.
Le temps perdu dont personne ne parle
On ne parle pas ici du temps d’organisation normal, celui que vous consacrez légitimement à préparer et noter vos séances. On parle du temps parasite : celui perdu à cause d’un système qui ne vous facilite pas la tâche.
Les micro-frictions du quotidien :
Avant la séance :
- Retrouver les bons souvenir signaux
- Feuilleter pour trouver la dernière séance
- Relire plusieurs pages pour vous remémorer le contexte
- Vérifier dans un autre support (tableur, note manuscrite) le nombre de répétitions
- Douter : « C’est bien ce protocole qu’on avait décidé de retravailler ? »
Pendant la séance :
- Réécrire une liste complète parce qu’impossible de modifier directement
- Barrer, raturer, ajouter en marge
- Reporter des infos d’un support à l’autre pour avoir une vue d’ensemble
- Remettre au propre parce que vos notes deviennent illisibles
- Classer, ranger, retrouver la bonne place
Minimum 5 minutes par séance. Souvent beaucoup plus.
Selon le nombre de patients, la complexité des protocoles et l’état de vos notes, ce temps peut facilement grimper à 8-10 minutes, voire plus si vous devez tout réécrire pour y voir clair.
Pour une pratique de 15 séances par semaine :
5 min × 15 = 1h15 par semaine
10 min × 15 = 2h30 par semaine
Sur un an :
Entre 60 et 130 heures perdues à chercher, réécrire, vérifier.
Soit l’équivalent de 2 à 4 semaines de travail à temps plein.
Mais le temps perdu n’est que la partie visible du problème.
Le vrai coût : l’effet domino
1. La charge mentale invisible
Chercher une information mobilise votre attention. Pendant ces 5 minutes, votre cerveau travaille :
- Vous reconstituez le contexte de la dernière séance
- Vous scannez vos notes à la recherche du bon passage
- Vous vérifiez que vous ne confondez pas avec un autre patient
- Vous vous demandez si vous avez bien tout noté la dernière fois
Cette charge cognitive consomme de l’énergie. Avant même que la séance ne commence, vous avez déjà puisé dans vos ressources mentales.
2. L’anxiété de la désorganisation
« Est-ce que je vais retrouver la bonne information ? »
« Et si j’ai oublié quelque chose d’important ? »
Cette petite anxiété de fond est insidieuse. Elle grignote votre sérénité, séance après séance. Vous arrivez en cabinet avec une tension de base qui n’a rien à voir avec le travail clinique.
3. La présence clinique entamée
Vous commencez la séance en devant d’abord retrouver vos informations. Ce temps de préparation est nécessaire, mais un système mieux organisé peut le réduire considérablement. L’objectif : limiter le moment de latence en début de séance pour le patient.
Pendant la séance, vous vous interrompez mentalement parce que des questions persistent ou des imprécisions subsistent sur le nombre de répétitions d’un souvenir ou sur l’intensité des régulations émotionnelles précédentes.
Votre patient le ressent. Peut-être pas consciemment, mais il perçoit la différence entre un thérapeute qui navigue à vue et un thérapeute qui a une vision claire du chemin parcouru.
4. Les risques d’incohérence dans le suivi
Quand l’information n’est pas immédiatement accessible, il devient plus difficile de maintenir une vue d’ensemble cohérente du parcours thérapeutique. Dans le feu de l’action, avec un agenda chargé et peu de temps entre deux séances, on peut perdre le fil des progressions ou avoir besoin de revérifier certaines informations avec le patient.
Ces situations sont courantes et compréhensibles — elles font partie des défis quotidiens de la pratique, surtout quand on jongle avec de nombreux patients et qu’on manque parfois de temps pour tout organiser parfaitement. Mais elles peuvent créer une légère frustration chez le patient, qui doit parfois répéter des informations déjà partagées ou reprendre certains éléments. Cette répétition, même minime, peut donner l’impression d’un manque de continuité, alors même que vous investissez pleinement votre énergie dans l’accompagnement. Un système mieux structuré vous permettrait de préserver cette alliance thérapeutique en vous donnant accès rapidement aux informations clés, sans avoir à solliciter à nouveau votre patient ou votre mémoire.
5. La fatigue cumulative
Séance après séance, jour après jour, cette tension de fond s’accumule. Vous terminez vos journées plus fatigué que nécessaire. Ce n’est pas la fatigue saine du travail clinique intense, c’est la fatigue parasite de la gestion organisationnelle mal structurée.
En fin de semaine, vous êtes épuisé. Et une partie de cet épuisement vient de ce temps passé à chercher, douter et vérifier.
Le cercle vicieux de la désorganisation
Plus vous avez de patients, plus la désorganisation coûte cher :
- Plus d’informations à retenir = plus de charge mentale
- Plus de risques de confusion entre patients = plus d’anxiété
- Plus de temps passé à chercher = plus de fatigue
- Plus de fatigue = moins de rigueur dans la prise de notes
- Moins de rigueur = encore plus de désorganisation
Le système se dégrade progressivement. Ce qui fonctionnait avec 5 patients devient difficile à gérer avec 15.
Briser le cercle : l’organisation comme outil clinique
Organiser efficacement vos informations n’est pas une question de confort. C’est un outil clinique.
Ce que permet une organisation structurée
Libérer votre attention :
L’information est là, accessible en quelques secondes. Vous n’avez plus besoin de mobiliser votre mémoire ni de fouiller vos notes. Vous arrivez en séance l’esprit clair.
Réduire l’anxiété :
Vous savez que tout est tracé, classé, retrouvable. Cette certitude apaise. Vous pouvez vous concentrer sur ce qui compte : votre patient.
Améliorer la continuité thérapeutique :
Avec une vue d’ensemble claire, vous repérez les patterns, les évolutions, les blocages. Vous ajustez vos protocoles avec plus de finesse.
Prévenir les erreurs :
Les informations importantes (nombre de répétitions, régulations émotionnelles, tonalité des souvenirs) sont visibles immédiatement. Vous ne naviguez plus à vue.
Préserver votre énergie :
Vous allégez de nombreuses heurers par an. Mais surtout, vous éliminez la charge mentale parasite. Vous terminez vos journées moins épuisé, avec l’énergie d’une pratique clinique bien menée, pas la fatigue d’une lutte contre le désordre.
Les signes que vous avez besoin d’un système structuré
Vous vous reconnaissez dans au moins 3 de ces situations ?
- Vous passez plusieurs minutes à retrouver vos notes avant une séance
- Vous avez déjà confondu deux protocoles
- Vous arrivez en séance avec une petite anxiété : « Est-ce que j’ai tout en tête ? »
- Vous vous interrompez mentalement pendant la séance pour vérifier une info
- Vous notez vos observations « à l’arrache » parce que vous n’avez pas le temps
- Vous avez déjà oublié de noter quelque chose d’important après une séance
- Vous terminez vos semaines plus fatigué que nécessaire
- Votre système papier fonctionne… mais vous sentez qu’il atteint ses limites
Si c’est le cas, ces minutes perdues à chaque séance vous coûtent probablement plus que vous ne le pensez.
Que faire concrètement ?
Étape 1 : Mesurez votre temps réel
Pendant une semaine, notez combien de minutes vous passez à :
- Retrouver vos notes avant chaque séance
- Vous remémorer le contexte
- Noter et classer les souvenirs signaux après chaque séance
Le chiffre risque de vous surprendre.
Étape 2 : Identifiez vos points de friction
Où perdez-vous le plus de temps ?
- Retrouver un souvenir précis ?
- Vous rappeler du nombre de répétitions ?
- Classer vos notes ?
- Avoir une vue d’ensemble de l’évolution ?
Étape 3 : Choisissez un système adapté
Si vous avez moins de 5 patients :
Un système papier bien structuré peut suffire. L’essentiel est d’avoir une méthode claire et constante.
Si vous avez entre 5 et 15 patients :
C’est la zone critique. Le papier commence à montrer ses limites. Un outil numérique peut faire la différence.
Si vous avez plus de 15 patients :
Un système numérique devient presque indispensable pour maintenir la qualité de votre suivi.
Critères d’un bon système
Quel que soit votre choix (papier ou numérique), votre système doit permettre :
- Accès rapide : retrouver une info en moins de 30 secondes
- Vue d’ensemble : voir l’évolution d’un patient en un coup d’œil
- Traçabilité : savoir ce qui a été fait et quand
- Sécurité : protéger les données patient (armoire fermée pour le papier, stockage local chiffré pour le numérique)
- Simplicité : pas besoin de réfléchir pour noter ou retrouver
FAQ
Est-ce que 5 minutes, ce n’est pas exagéré ?
5 minutes, c’est un minimum. Selon votre nombre de patients et l’état de vos notes, ce temps peut facilement monter à 8-10 minutes, voire plus. Mesurez votre temps réel pendant une semaine : retrouver vos notes, réécrire une liste entière parce qu’impossible de la modifier, reporter des infos d’un support à l’autre. Le chiffre risque de vous surprendre. Et n’oubliez pas le temps mental : l’anxiété de ne pas retrouver, les interruptions pendant la séance pour vérifier une info.
Le papier peut-il suffire ?
Oui, si votre volume de patients est faible et que vous avez un système de classement très rigoureux. Mais au-delà de 10 patients, le papier atteint ses limites : recherche lente, pas de vue d’ensemble, risque de perte.
Et si je perds du temps à apprendre un nouvel outil ?
C’est un investissement. Comptez 2-3 semaines pour vous familiariser avec un système numérique. Ensuite, le gain devient permanent. Sur un an, vous récupérez largement le temps investi.
Pour aller plus loin
- Découvrez comment MémoThéra centralise vos protocoles LI-ICV en toute sécurité
- Lisez notre article sur la charge mentale des thérapeutes
- Consultez le guide RGPD pour praticiens : sécuriser vos données patient
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En résumé
5 minutes perdues par séance, ce n’est pas qu’une question de temps. C’est une charge mentale, une anxiété de fond, une présence clinique entamée, des risques d’erreur et une fatigue cumulative. Organiser efficacement vos informations n’est pas un luxe, c’est un outil clinique qui protège votre énergie et la qualité de votre pratique.
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